English

Riktlinjer

Det är för Elekta och dess aktieägare av grundläggande betydelse att principerna för ersättning och övriga anställningsvillkor för befattningshavare i koncernen i ett kort- och långsiktigt perspektiv attraherar, motiverar och skapar goda förutsättningar för att behålla kompetenta medarbetare och chefer. För att uppnå detta är det viktigt att vidmakthålla rättvisa och internt balanserade villkor som samtidigt är marknadsmässigt konkurrenskraftiga avseende struktur, omfattning och nivå på ersättning till befattningshavare inom bolaget. Anställningsvillkoren för ledande befattningshavare bör innehålla en väl avvägd kombination av fast lön, rörlig ersättning, årlig bonus, långsiktiga incitamentsprogram, pensionsförmåner och andra förmåner samt villkor vid uppsägning där så är tillämpligt.

Total kompensation

Den totala kompensationen, det vill säga fast lön jämte rörlig ersättning, ska vara marknadsmässig på den geografiska marknad inom vilken individen är bosatt eller verkar. Tillämpade ersättningsnivåer ska ses över årligen mot likvärdiga befattningar på marknaden för att säkerställa att bolaget kan attrahera och behålla verksamhetskritiska kompetenser där det behövs. Marknadens medianlöner fastställs genom extern benchmarking. Kompensationen bör vara baserad på prestation och därför bör den årliga rörliga ersättningen utgöra en relativt stor del av den totala kompensationen.

Ersättning och ersättningsformer

Koncernens ersättningssystem innehåller olika former av ersättning i syfte att skapa en väl avvägd kompensation som styrker och stödjer kort och långsiktig målstyrning och måluppfyllelse.

Fast lön

Den fasta lönen till ledande befattningshavare ska vara individuell och baserad på varje individs ansvar och roll såväl som individens kompetens och erfarenhet i relevant befattning samt regionala förhållanden.

Rörlig ersättning

Utöver fast lön har ledande befattningshavare rätt till rörlig ersättning, kallad årlig bonus. Den rörliga ersättningen är strukturerad som en andel av den totala ersättningen och ska i första hand vara relaterad till utfall av koncerngemensamma finansiella mål. Resultatmål för den rörliga ersättningen ska främst vara kopplade till utfallet av särskilda finansiella och funktionella mål i koncernens kompensations- och förmånssystem.

Mål för den rörliga ersättningen fastställs årligen av styrelsen i syfte att säkerställa att de är i linje med koncernens affärsstrategi och resultatmål. Andra resultatmål, så kallade Key Performance Indicators, används för att säkerställa fokus på icke-finansiella mål av särskilt intresse.

Den rörliga ersättningens storlek varierar beroende på befattning och kan utgöra mellan 30 och 70 procent av den fasta lönen vid full måluppfyllelse. Måluppfyllelsen mäts och eventuella utbetalningar för dessa görs års– eller kvartalsvis.

Om de finansiella målen inom den rörliga ersättningen överträffas, finns det möjlighet att utbetala en extra ersättning för överprestation. Den årliga bonusen innebär att det finns en potential att få som mest 200 procent av den rörliga ersättningen. Maximiutbetalningen för summan av den rörliga ersättningen är således begränsad till 200 procent av det ursprungliga målet för den rörliga ersättningen. Planen innehåller också en lägsta prestationsnivå eller tröskel under vilken ingen rörlig ersättning eller bonus erhålls.

Aktierelaterade långsiktiga incitamentsprogram

Styrelsen använder långsiktiga incitamentsprogram för att säkerställa överensstämmelse mellan aktieägarnas intressen och de intressen som ledande befattningshavare och andra nyckelpersoner i företaget har. Styrelsen utvärderar årligen huruvida ett aktierelaterat långsiktigt incitamentsprogram bör föreslås årsstämman.

I syfte att stärka långsiktighet i beslutsfattande och säkerställa långsiktig måluppfyllelse, samt täcka situationer där aktierelaterade lösningar kan vara olämpliga eller förbjudna enligt lag, kan styrelsen selektivt besluta om andra typer av icke-aktierelaterade långsiktiga incitamentsprogram. Ersättning i form av andra långsiktiga incitamentsprogram ska endast användas under särskilda förhållanden och ligga i linje med vad som är praxis på respektive marknad samt kräver fortsatt anställning i koncernen.

Åtgärder för att behålla nyckelmedarbetare

För att säkerställa långsiktigt engagemang och att nyckelmedarbetare stannar kvar, i samband med förvärv av nya företag, avyttring av verksamhet eller annan övergångsaktivitet, kan ytterligare årlig bonus utbetalas med fördröjd utbetalning på mellan 12 och 24 månader. Fördröjd bonus kräver fortsatt anställning till ett förutbestämt datum för att någon utbetalning ska ske och tillämpas enbart i mycket särskilda fall, vilket betyder att den inte ingår i något ordinarie ersättningssystem. Den fördröjda bonusen ska inte överstiga 50 procent av den kontrakterade årliga rörliga ersättningen och ska i övrigt följa samma principer som gäller för koncernens bonusplan.

Pensioner

När nya pensionsavtal upprättas ska ledande befattningshavare som är pensionsberättigade enbart ha avgiftsbestämda pensionsavtal. Pensionering sker normalt, för de ledande befattningshavare som är svenska medborgare, vid 65 års ålder och för övriga enligt respektive lands pensionsregler. Huvudregeln är att pensionsavsättningar baseras på enbart fast lön. Vissa individuella anpassningar kan förekomma i linje med lokal marknadspraxis.

Övriga förmåner

Förmåner såsom företagsbil, ersättning för frisk-, sjukvårds- samt sjukförsäkring etcetera, ska utgöra en mindre del av den totala kompensationen och överensstämma med vad som är marknadsmässigt brukligt på respektive geografisk marknad.

Villkor vid uppsägning och avgångsvederlag

Uppsägningstider inom Elekta följer de lagar och avtal som gäller på respektive geografisk marknad. Ledande befattningshavare har uppsägningstider på mellan 6 och 12 månader samt, vid specifika händelser, rätt att erhålla ett avångsvederlag motsvarande 6–12 månaders anställning. Vid vissa genomgripande ägarförändringar har vd och koncernchef rätt att erhålla ett avgångsvederlag motsvarande 18 månaders anställning.

Avgångsvederlag som ger ledande befattningshavare rätt till utbetalning av klumpsummor bör i princip inte förekomma.

Berednings- och beslutsprocess

Elektas Executive Compensation & Capability Committee, eller ersättningsutskott, har under året givit styrelsen rekommendationer gällande principer för utformningen av koncernens kompensationssystem samt ersättning till ledande befattningshavare och högre chefer. Rekommendationerna har innefattat utformning av bonussystem, fördelning mellan fast och rörlig ersättning samt storleken på eventuella löneökningar. Utskottet har vidare föreslagit kriterier för bedömning av prestationer för ledande befattningshavare och högre chefer. Beslut kring vd och koncernchefs ersättningar har beslutats av styrelsen i sin helhet.

Styrelsen har diskuterat förslagen från utskottet och lämnar med ledning av givna rekommendationer förslag till årsstämman. Elektas ersättningsutskott består av styrelsens ordförande och tre oberoende styrelseledamöter. Verkställande direktören närvarar vid utskottets sammanträden. Koncernens personaldirektör är föredragande.

Contact Investor Relations

Gunilla Öhman

Head of Investor Relations (interim)

+46 707638125

gunilla.oehman@elekta.com

Oskar Bosson

Executive Vice President, Corporate Communications & IR

+46 704107180

Oskar.Bosson@elekta.com